En nu is het aan jou...
Tips voor een tijdige betaling
1. Maak duidelijke (betaal)afspraken
Leg vooraf afspraken vast in een overeenkomst. In deze overeenkomst kan je specifieke informatie m.b.t. de levering vermelden, zoals omschrijving, totale kosten, levertermijn en betalingstermijn. Tot slot kan je verwijzen naar je algemene voorwaarden.
2. Stuur tijdig je factuur
Stuur je factuur op zodra de diensten of goederen verzonden/geleverd zijn. Vermeld op de factuur het totaalbedrag, de betaalgegevens en de betaaltermijn. Je kan ook vermelden dat er extra kosten worden aangerekend als de factuur niet tijdig wordt betaald.
3. Stuur je factuur digitaal en eventueel op papier
Probeer excuses zoals 'ik heb de factuur niet ontvangen' te voorkomen door ze digitaal te verzenden. Wil je helemaal zeker zijn dat je klant de factuur op één of andere manier heeft ontvangen, stuur ze dan ook op papier.
4. Plan je debiteurenbeheer
Je kan dit inplannen als een wekelijkste taak, zo voorkom je dat je betaaltermijnen uit het oog verliest, en verstuur je tijdig betalingsherinneringen en/of aanmaningen.
5. Ken je klant
Wanneer je klant een bedrijf is, kan het nuttig zijn om extra informatie over de klant te verzamelen, zo weet je met wie je in zee gaat en verklein je het risico op wanbetaling. Vraag bijvoorbeeld hoe hij of zij bij jou terecht is gekomen, google je nieuwe klant of controleer zijn of haar kredietwaardigheid. Een blik op de jaarrekening van je klant kan ook al heel wat informatie geven.
Debiteurenbeheer begint met eenduidigheid
Voor een goede opvolging van je openstaande facturen is het aangeraden om consequent te werk te gaan en steeds dezelfde timing aan te houden. Stel jezelf allereerst volgende vragen:
• Hoe snel na de vervaldatum van de factuur verstuur je een betaalherinnering/aanmaning?
• Hoeveel betaalherinneringen/aanmaningen verstuur je?
• Via welke methode? Op papier, digitaal, …?
• Herinner je je klanten ook telefonisch over het uitblijven van hun betaling?
• Wat doe je als er na het uitgestippelde traject nog altijd geen betaling is?
Hou ook rekening met de geldende wetgeving rond betaalherinneringen. Zo moet de eerste herinnering gratis zijn. Pas later kan je interesten of een vergoeding aanrekenen.
Tip: Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen.
Wacht in ieder geval niet te lang met het ondernemen van actie na het verstrijken van de betaaltermijn. Indien je te lang wacht, schijn je uit dat je je eigen betaaltermijn niet serieus neemt. Klanten zullen het opmerken dat je openstaande facturen nauwgezet opvolgt en zullen je (voortaan) sneller betalen.
Debiteurenbeheer liever uit handen geven?
Openstaande facturen kunnen helaas een risico vormen voor de cashflow van de onderneming. De opvolging ervan is echter tijdrovend en kan bovendien veel stress opleveren. Ga zeker na of je dit proces niet kan automatiseren. Zo bestaan er bijvoorbeeld tools die ervoor zorgen dat betaalherinneringen en aanmaningen automatisch worden verstuurd.
